Raison d'être du RGAUQ

Formaliser l'échange d'informations entre les gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises, afin de:

1) profiter de leur pouvoir d'achat;

2) partager les pratiques d'approvisionnement et voir, dans la mesure du possible, à les uniformiser;

3) représenter la fonction approvisionnement des établissements universitaires québécois auprès des acteurs économiques de la province et du pays.

Moyens d'action

Afin de réaliser sa mission, le RGAUQ met en oeuvre les activités suivantes:

- rencontres régulières des responsables d'approvisionnement quatre fois par année ;

- mise en place de regroupements d'achat pour des produits et services divers ;

- recherche de solutions, de moyens d'actions à caractère de Développement Durable ;

- mise à jour d'une banque de devis, appels d'offres et contrats, et communication de cette liste auprès des responsables d'approvisionnement de chaque établissement ;

- rencontres sur des sujets spécifiques (approvisionnement & commerce électronique, taxes, douane, babillard électronique, développement durable...) ;

- organisation occasionnelle de colloques où les acheteurs de l'ensemble des établissements sont conviés ;

- rédaction d'un rapport annuel du RGAUQ ;

- participation aux activités de la CREPUQ en fournissant une information pertinente et en répondant aux mandats confiés parcet organisme ;

- participation du RGAUQ à des regroupements d'achat de d'autres organismes (ACPAU / CAUBO, OUPMA, etc.) ;

- représentation du RGAUQ à des organismes gouvernementaux ;

- suivi des travaux du Conseil canadien des marchéspublics ;

- promotion de la participation des établissements au conseil ci-haut mentionné ;

- établissement de processus d'approvisionnement uniformes pour les achats de groupe ;

- maintien de conditions contractuelles communes à l'ensemble des établissements et discussion autour de d'autres processus pouvant être standardisés.

Déclaration de principes

Les gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises adhèrent au code d'éthique de l'Association canadienne de gestoin des achats (ACGA).

Les établissements universitaires tirant la majeure partie de leurs revenus des fonds publics, les gestionnaires d'approvisionnement conviennent du respect de la "Politique sur les marchés publics" du gouvernement du Québec, pour les achats de groupe et pour les achats de chaque établissement.

Les gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises sont conscients de l'importance d'avoir une préoccupatino adéquate par rapport aux principes du développement durable, lorsqu'ils réailsent des acquisitions de biens & services, ou lorsqu'ils disposent de leurs biens excédentaires. À cet égard, ils favorisent l'utilisation de normes appropriées à chaque fois qu'elles sont disponibles pour favoriser un approvisionnement durable signifiant que, en même temps que les coûts, on doit soupeser les répercussions environnementales et sociales des produits et services pendant toute leur vie.

L'histoire du RGAUQ

par Daniel Faucher
23 octobre 2002


L'idée de réunir les responsables d'approvisionnement des universités québécoises autour d'une même table remonte au milieu des années soixante-dix. À cette époque, les directeurs des achats de l'Université de Montréal, de l'UQAM et de l'Université Laval se rencontraient déjà sur une base régulière pour assister à des réunions d'information sur la taxe fédérale, la taxe provinciale et les douanes, que ce soit à Ottawa, à Montréal ou à Québec. En fait, l'application de ces réglementations dans les universités était d'une complexité telle, qu'il fallait pratiquement une personne à temps plein dans chacune de ces grandes institutions pour traiter des problèmes de taxation ou de douanes qui survenaient au quotidien.

Au fil de ces fréquentes rencontres d'information, il devenait de plus en plus évident qu'il serait avantageux pour tous les intervenants oeuvrant dans le domaine des achats universitaires de mettre sur pied un outil de communication qui permettrait de tenir tout le monde informé sur les modalités d'application de ces différentes taxes, tout en permettant à chacun d'échanger sur leur propre problématique.

Alors qu'ils étaient réunis à Ottawa en mars 1978 dans le cadre d'un colloque de l'ACPAU1, Ronald Martin de l'UQTR, Jean Grignon de l'UQAM, Gaston Lavoie de l'Université Laval, Sandy Barclay de l'Université McGill et Jean DesRosiers de l'UQAR, décidèrent qu'il fallait tenter le coup et essayer de réunir autour d'une même table les autres responsables d'approvisionnement des universités québécoises.

Cette première rencontre fut organisée par Jean Grignon de l'UQAM. Elle eût lieu le mercredi 14 juin 1978 à l'hôtel Hilton de Québec, en marge d'un congrès de l'ACGA2. Étaient présents ce jour-là : Jacques Cloutier de l'École polytechnique, Ronald Martin de l'UQTR, Robert Roy de l'Université de Montréal, Jean Grignon de l'UQAM, Sandy Barclay de l'Université McGill, Jean DesRosiers de l'UQAR, Claude Coderre de l'Université de Sherbrooke, Gaston Lavoie de l'Université Laval et Jean Coutu de l'UQAC.

À l'issue de la première rencontre, les participants, enchantés par l'expérience, s'entendirent sur le fait qu'il fallait répéter l'expérience sur une base régulière tout en insistant sur l'importance de favoriser les communications entre les responsables d'achat. Ils décidèrent de tenir ce type de rencontres au moins deux fois par année, à raison d'une journée chacune; l'objectif visé par ces rencontres serait bien sûr d'échanger de l'information sur les douanes et les taxes de vente, mais aussi de discuter des politiques d'achats du gouvernement, des surplus, des disponibilités du marché, des produits, des fournisseurs, des prix et des méthodes d'approvisionnement. Les participants décidèrent également de publier un bulletin d'information sur les activités du groupe, à raison de quatre publications par année.

La seconde rencontre des responsables d'approvisionnement eût lieu le vendredi 13 octobre 1978 à l'UQAM. Lors de cette réunion, il fut décidé d'informer officiellement la CREPUQ3 de l'existence du regroupement et de doter l'organisme d'un conseil d'administration; Gaston Lavoie de l'Université Laval fut ainsi nommé président, Jacques Cloutier de l'École polytechnique, secrétaire, tandis que Jean Grignon de l'UQAM se vit confier la charge du bulletin d'information. Le Regroupement des directeurs d'achats des universités québécoises venait officiellement de voir le jour.

Rapidement, on passa à la tenue de rencontres échelonnées sur deux journées : d'abord du vendredi après-midi au samedi midi; puis du jeudi soir au vendredi après-midi; puis du jeudi midi au vendredi après-midi et, à compter d'avril 1982, du jeudi matin au vendredi après-midi. De façon générale, on s'en tint au début à deux rencontres par année, l'une au printemps, l'autre à l'automne; mais à partir de septembre 1984, compte tenu de la charge de travail et du nombre de dossiers à discuter, on opta pour la tenue de quatre réunions par année, soit, en septembre, en novembre, en mars et en mai.

Quant au bulletin, le premier numéro parut en septembre 1978. Il sera publié régulièrement pendant plus de dix ans, soit jusqu'en novembre 1989. Ce bulletin fut d'ailleurs un outil de premier plan pour faire connaître ce qui se passait dans les services d'approvisionnement des universités québécoises; il permit de tisser des liens étroits entre chacune des institutions, en plus de faire le pont entre les employés et ce qui se discutait lors des réunions des responsables d'approvisionnement. Soucieux de poursuivre son mandat d'information, le regroupement organisa en septembre 1987 un colloque à l'intention du personnel d'approvisionnement des universités. Ce premier colloque sera organisé par Ronald Martin de l'UQTR et aura lieu au Manoir Montmorency de Beauport. Il sera suivi par le colloque de Sherbrooke en 1989, celui de Grand-Mère en 1991, celui du Manoir Saint-Castin en 1993, celui du Lac- Delage en 1999 et celui du Mont-Saint-Anne en 2001.

Lors de la troisième réunion, à Québec, en mars 1979, le Regroupement des directeurs d'achats des universités du Québec change de nom et devient le « Regroupement des gestionnaires d'achats des universités québécoises ». Cette appellation sera utilisée jusqu'en septembre 1991, date à laquelle le regroupement devient le « Regroupement des gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises » (RGAUQ). Un en-tête sera utilisé à compter d'octobre 1981, tandis que le logo et les couleurs officielles ne feront leur apparition qu'en mars 1982, suite à un concours de graphisme parrainé par Yves Poirier de l'UQAT et remporté par le service de graphisme de l'École polytechnique.

Les premiers achats regroupés, eux, n'apparaissent véritablement qu'en 1982. Alors que l'essentiel des discussions lors des rencontres précédentes avaient jusque là portées sur les problèmes auxquels faisaient face les gestionnaires d'achats dans leurs institutions respectives, les moyens d'y pallier, les stratégies d'approvisionnement et l'échange d'information, les participants de la rencontre d'octobre 1982 à Québec donnèrent leur assentiment au lancement de cinq projets de regroupements d'achats, notamment l'huile à chauffage et les papiers fins qui comptaient déjà pour d'importantes dépenses dans les universités.

En fait, l'idée de faire des achats regroupés était sur la table depuis quelque temps. S'inspirant des expériences réalisées dans le réseau des affaires sociales, Jacques Gazaille de l'UQAH, dans le cadre d'un éditorial paru dans le bulletin d'information de juillet 1982, avait soulevé l'hypothèse que les achats de groupe pourraient constituer un moyen réel de rationaliser les ressources financières affectées à l'approvisionnement dans les universités qui choisiraient d'adhérer à un tel regroupement. Des conférenciers furent également invités pour présenter les avantages et les désavantages d'une telle approche.

Les premiers résultats significatifs seront toutefois obtenus avec les dossiers de l'huile à chauffage et des papiers fins qui permit des économies appréciables. Ces premiers résultats financièrement intéressants en termes de regroupement d'achats, feront boules de neige et, au fil des rencontres, la liste des contrats regroupés s'allongera au point d'occuper l'essentiel des discussions pendant une journée complète. Ainsi, pour l'année budgétaire 1985-1986, le total des contrats regroupés se chiffraient à près de 2 000 000$ pour un total d'économies réalisées de 264 900$. Quinze ans plus tard, en 2000-2001, le total des achats regroupés dépassait la barre des 8 000 000$ par année, alors que les économies réalisées atteignaient 1 565 000$.

Les principaux regroupements d'achat en 2000-2001 touchaient les biens et services suivants:

· carburant pour véhicule,
· cartouches pour imprimantes laser,
· fournitures de laboratoire Fisher et VWR,
· huile à chauffage,
· impression et expédition des reçus de frais de scolarité,
· lampes de projection des équipements audiovisuels,
· lampes et fluorescents,
· licences de logiciels de bureautique,
· messagerie pour livraison au Canada et à l'international,
· papiers fins.

L'arrivée des premiers regroupements d'achat força les gestionnaires d'approvisionnement à se pencher sur l'élaboration de conditions d'appel d'offres uniformes d'une institution à l'autre, ce qui, en soi, n'était pas une mince tâche, chacune d'entre elles ayant ses propres politiques et procédures d'achat.

Les discussions furent nombreuses et souvent animées. Par ces échanges d'idées, elles permirent de dessiner des positions précises sur les pratiques d'approvisionnement et favorisèrent l'accroissement des compétences des individus.

Le groupe fit consensus sur divers sujets. Des conditions d'achat uniformes furent approuvées lors de la réunion d'avril 1983; elles seront par la suite révisées en mai 1992. Le formulaire d'appel d'offres unique fera son apparition, quant à lui, en septembre 1992. La banque de devis, dont la création véritable remonte à la rencontre de septembre 1979, prend alors véritablement son essor sous la gouverne de Laurent Messier de l'école des Hautes Études Commerciales (HEC Montréal) qui en a été responsable depuis ses tout débuts jusqu'à son départ en 2001.

En novembre 1992, le regroupement se dote d'une politique d'achat, laquelle définit littéralement les principes fondamentaux d'acquisition en milieu universitaire. Finalement, en 1996, grâce à l'initiative de l'Université McGill, le regroupement inaugure sa page Web et fait son entrée sur la toile planétaire.

En près de vingt-cinq ans d'existence, le travail patient et acharné de ses membres a permis au RGAUQ de réaliser ce que d'aucuns croyaient impossible : faire fi des disparités régionales et des personnalités propres à chaque établissement pour permettre au réseau universitaire québécois de parler d'une même voix quand vient le temps de discuter approvisionnement.

Le RGAUQ est passé d'un timide projet de regroupement visant essentiellement l'échange d'information à un important consortium d'achats ayant un impact décisif sur les budgets d'acquisition et la santé financière des universités du Québec. De par ses gestes, le RGAUQ aura aussi permis de faire reconnaître à sa juste valeur le travail de l'acheteur en milieu universitaire au Québec, de même que la spécificité des défis auxquels cet individu, homme ou femme, doit faire face au quotidien dans l'exécution de sa tâche.

L'impulsion donnée par ses fondateurs dès les premières réunions et la volonté obstinée manifestée par ceux et celles qui ont pris la relève depuis, constituent à n'en pas douter les gages assurés d'un futur prometteur pour le Regroupement des gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises en ce vingt-et-unième siècle.

Liste des présidents du RGAUQ depuis la fondation

Gaston Lavoie 1978-1981 Université Laval

Jean Grignon 1981-1983 UQAM

Robert McIver 1983-1984 Concordia

Jean Grignon 1985-1987 UQAM

Ronald Martin 1988-1989 UQTR

Jean DesRosiers 1989-1993 UQAR

Lorraine Godin 1994-2000 Ecole Polytechnique

Pierre Beaulé 2000-2008 UQAM

Jean-Marc Arsenault 2009-... Laval

(1) L'ACPAU désigne l'Association canadienne du personnel administratif universitaire. L'acronyme anglais est CAUBO pour Canadian Association of University Business Officers.

(2) L'ACGA désigne l'Association canadienne de gestion des achats.

(3) La CRÉPUQ désigne la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec.

Raison d'être

To formalize the exchange of information among Quebec University Purchasing Managers, in order to:

1) Benefit from their combined purchasing power.

2) Share procurement practices and unify them wherever possible.

3) Represent the procurement function of the Quebec Universities to different economic players on a provincial and national basis.

Action Strategies

The RGAUQ pursues its mission through the following activities:

- Regular meeting of purchasing managers on a quarterly basis;

- Setting up group buying for various categories of goods and services;

- Search for solutions and ways to achieve these in support of sustainable development.

- Maintaining a database of specifications, calls to tenders and contracts, and transmitting that list to the institutional purchasing managers;

- Holding meetings on specific subjects, e.g., purchasing and e-commerce, taxes, customs, electronic bulletin and sustainable development… );

- Staging occasional symposia for procurement officers from all institutions;

- Producing an RGAUQ annual report;

- Sharing in CREPUQ activities by supplying relevant information and filling mandates assigned by that organization;

- Joining with purchasing groups of other organizations, e.g., CAUBO / ACPAU, OUPMA, etc.;

- Representing the RGAUQ to government agencies;

- Keeping abreast of the activities of Canadian Public Procurement Council;

- Encouraging member institutions to participate in the above-mentioned councils;

- Establishing standard group procurement processes;

- Maintaining common contract conditions applicable to all institutions and discussing other processes for possible standardization.

Principles Statement

The Purchasing Managers of Quebec universities adhere to the Professional Code of Ethics of the Purchasing Management Association of Canada (PMAC).

University institutions obtaining grants from public funds, the Purchasing Managers agree to respect the "Politique sur les marchés publics" of Quebec government, for group purchases and for the buying of each institution.

The Purchasing Managers of Quebec universities are conscious of the importance to have an appropriate preoccupation toward principles of sustainable development, when they realize acquisitions of goods & services, or asset disposals. To this regard, they favour utilization of appropriate standards each time they are available in order to favor sustainable procurement, signifying that along with cost factors, we must take into consideration the environmental and social repercussions throughout the life cycle of goods and services.