Étapes et règles régissant les achats de groupe

1 Identification de projets

1.1 Les responsables d'approvisionnement membres du Regroupement des gestionnaires d'approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ) conviennent, à l'occasion d'une réunion générale, eds produits ou services pouvant faire l'objet d'un achat de groupe.

1.2 Un responsable de dossier est identifié par le groupe et celui-ci peut s'entourer de collègues ou de "clients" des services d'approvisionnement afin de préparer un projet d'appel d'offres.

1.3 Un numéro de dossier est assigné au projet parle secrétaire du RGAUQ. Le responsable de dossier utilise ce numéro dans toutes ses transactions, en ajoutant la lettre "A", puis "B", etc., d'un appeld'offres à l'autre.

2 Appel d'offres et lancement

2.1 Chaque responsable d'approvisionnement peut exiger qu'une entreprise soit invitée à soumissionner.

2.2 Lorsqu'un responsable d'approvisionnement inscrit son université dans un projet d'appel d'offres, en principe il ne doit passe retirer du projet une fois l'appel d'offres lancé.

2.3 On procède généralement par appel d'offres surinvitation sans ouverture publique des soumissions. On procédera par appel d'offres public lorsque requis par les accords de libéralisation des marchés publics.

2.4 On procède par appel d'offres, sauf lorsqu'il n'y a pas de compétition possible sur le marché. S'il n'y a pas d'appel d'fofres on procédera comme suit:

a) Le responsable du dossier:

a.1) consulte le groupe avant d'entreprendre des négociations;
a.2) négocie;
a.3) communique aux participants les résultats du projet d'entente en produisant un "Document d'analyse pour les achats de groupe";

b) Les participants acceptent ou refusent les recommandations du responsable de dossier;

c) Le responsable de dossier communique le résultatpar écrit à l'entreprise.

2.5 On utilise toujours le formulaire d'appel d'offres propre au RGAUQ, en s'assurant d'imprimer les conditions au verso.

2.6 Chaque projet de regroupement tient compte de la "Politique sur les marchés publics" du gouvernement du Québec 1.

2.7 S'il est prévu que l'analyse des soumissions sefasse sur la base de critères autres qu'économiques (qualité des produits, experitse de l'entreprise, impacts environnementaux etc.), l'appel d'offres doit spécifier les critères sur la base desquels la décision sera prise et qu'un comité de sélection sera formé. Lorsque l'on parle d'un comité de sélectio,non fait ici généralement allusion au groupe des membres du RGAUQ en réunion régulière, le responsable du dossier présentant l'information recueillie quant aux autres critères.Le texte suivant est proposé à titre indicatif:

"Évaluation des soumissions par un comité de sélection

"Les soumissions seront soumises à l'examen d'un comité de sélection afin de décider de la soumission la plus intéressante sur la base descritères de sélection énumérés ci-après.

"Critères d'évaluation des soumissions

"Les soumissions conformes seront évaluées en fonction des critères suivants, soit :

a) rapport qualité/prix du produit,
b) robustesse et durabilité du produit,
c) facilité de réparation ou remplacement si requis,
d) apparence,
e) polyvalence,
f) impact environnemental et social.

"Il est important que le soumissionnaire prenne soin de transmettre un document détaillé et traitant de chacun des critères. Le comité de sélection se basera sur les renseignements contenus dans ce document afin de recommander la proposition la plus satisfaisante pour les universités participantes. L'absence d'un teldocument avec la soumission entraîne le rejet de la soumission."

2.8 Le responsable de dossier transmet une copie des documents suivants à chacun des membres du RGAUQ, afin de recueillir leurs commentaires quant au contenu de l'appel d'offres et une estimaiton des quantités que prévoit consommer chaque université:

a) projet d'appel d'offres,
b) liste des entreprises que le responsable se propose d'inviter à soumissionner.


Note: Lorsqu'il s'agit de contrats répétitifs, leersponsable de dossier n'a pas à soumettre le projet d'appel d'offres et il peut décider d'utiliser les statistiques d'achats préparées par l'adjudicatairedu dernier contrat en vigueur pour estimer les quantités à être indiquéesdans l'appel d'offres.

2.9 Lorsque des changements majeurs sont proposés quant au texte d'appel d'offres, le responsable de dossier doit soumettrele texte à nouveau à chacun des membres du RGAUQ, afin de recueillir leurs commentaires quant au contenu du nouveau document.

2.10 Les appels d'offres sont généralement transmis par télécopieur aux entreprises invitées. L'appel d'offres prévoit que la transmission des soumissions se fait généralement par télécopieur.

L'envoi d'appels d'offres et la réception des soumissions peuvent aussi se faire par courrier ou messagerie.

L'envoi d'appels d'offres et la réception des soumissions par courriel / Email ou autre moyen électronique sont acceptés si des mécanismes de contrôle internes sont présents au service d'approvisionnement du responsable du dossier. L'original de la soumission signée de l'adjudicataire doit être obtenue, par le responsable du dossier, dans les 10 jours suivant l'attribution.

3 Réception des soumissions

3.1 En cas d'engorgement du télécopieur ou de panne du télécopieur, le responsable de dossier peut accepter des soumissions en retard à sa discrétion. La soumission ainsi acceptée en retarddoit être annotée par le responsable expliquant les motifs qui l'ont amené àaccepter la soumission en retard. Il en et de même pour les soumissions reçues par courriel / Email et autre moyen électronique.

3.2 Durant la période d'appel d'offres, seul le repsonsable du dossier peut donner des renseignements aux entreprises invitées à soumissionner. Les autres responsables d'approvisionnement des universités doivent s'abstenir de répondre aux questions des entreprises, à moins que la démarche n'ait été suggérée à l'entreprise par le responsable du dosseir.

3.3 Les soumissions reçues ou l'enveloppe contenant la soumission doivent porter la date et l'heure de réception par le Service d'approvisionnement responsable du dossier. L'information quant au contenu des soumissions doit être gardée dans un dossier confidentiel. Leresponsable de dossier doit s'assurer que le contenu ne soit pas accessible à l'acheteur responsable, ou à toutes autres personnes sous sa responsabilité, avant l'ouverture des soumissions. Après l'ouverture des soumissions on ne conserve pas les enveloppes de soumission.

3.4 L'heure limite pour la réception des soumissions est rigoureusement respectée, quelle que soit la date d'expédition ou la date inscrite sur l'enveloppe ou la télécopie. Aucune soumission enretard n'est considérée, sauf pour les cas prévus en "3.1" plus haut;

3.5 Les soumissions sont ouvertes par deux personnes qui posent leurs initiales sur la liste des entreprises invitées à soumissionner, en indiquant celles qui ont soumissionné, celles qui ont répondu mais n'ontpas soumissionné et celles qui n'ont pas répondu. De plus, ces personnes posent aussi leurs initiales sur la première page de chaque soumission et les pages contenant des prix.

3.6 Les soumissions en retard sont retournées aux soumissionnaires avec une lettre explicative dans les quelques jours suivants leur réception.

4 Évaluation des soumissions

4.1 Le responsable de dossier fait l'analyse des soumissions reçues, au besoin en concertation avec le comité de sélection.

Il rédige le "Document d'analyse pour les achats degroupe" en respectant la présentation prévue et les règles suivantes:

a) Le "Document d'analyse pour les achats de groupe" traite, dans l'ordre, les sujets suivants:

a.1) description sommaire de l'achat des biens et/ou services à effectuer;
a.2) période du contrat;
a.3) montant total de la transaction, pour la (ou les) soumissions retenues, incluant taxes;
a.4) nom des entreprises qui ont effectivement présenté une soumission;
a.5) les soumissions rejetées en totalité ou en partie et les motifs de rejet;
a.6) analyse des soumissions incluant évolution desprix;
a.7) analyse des soumissions en regard des critèresde développement durable ;
a.8) les raisons pour lesquelles le contrat n'est pas accordé au plus bas soumissionnaire, s'il y a lieu;
a.9) des commentaires quant à l'évolution des prixen vigueur dans le contrat précédent, s'il y a lieu;
a.10) évaluation de l'économie attribuable au regroupement (sur la base du document du RGAUQ intitulé "Calcul des économies");
a.11) recommandation (à la page 1);
a.12) une recommandation supportée.

b) Un tableau d'analyse financière est annexé au document cité en "A". On doit retrouver, pour chacune des soumissions conformes reçues, les renseignements suivants (les soumissions rejetées pour non conformité n'ont pas à faire partie du tableau comparatif):

b.1) le prix unitaire;
b.2) le prix total de chaque item à chaque fois quedes quantités sont connues;
b.3) l'escompte au comptant (lequel doit être considéré dans les calculs de l'évaluation financière);
b.4) lorsqu'un numéro de catalogue existe pour identifier le produit, le tableau doit faire ressortir cette information;
b.5) le dernier prix convenu lors de la transaction précédente;
b.6) le montant total incluant toutes les taxes.

c) Les documents suivants sont aussi annexés au document cité en "a":

c.1) liste des entreprises invitées à soumissionner(ou ayant signifiée leur intérêt);
c.2) copie complète de la / des soumissions que le responsable recommande de retenir;
c.3) projet de lettre d'adjudication destinée au /aux fournisseurs retenus (selon les règles prévues au paragraphe 6.

4.2 On ne tient pas compte de l'aspect régional dans l'étude des soumissions.

4.3 On n'envoie pas de lettre aux soumissionnaires dont la soumission n'a pas été retenue.

5 Rencontre des responsables d'approvisionnement

5.1 Le responsable de dossier transmet le "Document d'analyse pour les achats de groupe" et les annexes prévues au paragraphe 4 ci-haut à chacun des membres du RGAUQ, préférablement une dizaine de jours avant la rencontre prévue pour discussion.

5.2 Seuls les responsables d'approvisionnement des universités participantes à l'achat de groupe en question, ont le droit de vote, si un vote doit se tenir.

5.3 Lorsque les décisions sont prises à l'occasionde réunions du RGAUQ, le secrétaire indique au procès verbal la décision rendue et le nom des universités participantes.

5.4 Lorsque l'acceptation est requise entre deux réunions du RGAUQ: a) un comité est identifié lors de la rencontre précédenet, b) le comité prend la décision, c) le document prévu en 5.1 est ensuite transmis à tous pour information, d) le RGAUQ est informé de la décisionprise lors de la réunion qui suit.

Si absolument nécessaire dans un dossier pour lequel une décision d'adjudication doit être prise et qu'un comité n'avit été formé lors de la rencontre précédente, le président du RGAUQ peut former ce comité.

Tout comité doit être formé d'au moins trois étabslisements participants.

6 Adjudication

6.1 Le Responsable du dossier signifie l'acceptation à l'adjudicataire sur l'en-tête de lettre du RGAUQ avec copie conforme aux responsables d'approvisionnement des universités participantes. Cette lettre doit préciser le nom des universités participantes.

7 Après l'adjudication

7.1 Le responsable du dossier ne fournit pas le nom et les prix de tous les soumissionnaires. Il communique plutôt le nom et les prix de l'adjudicataire à quiconque en fait la demande.

7.2 Le responsable du dossier est seul mandaté à expliquer à un soumissionnaire les motifs du rejet de sa soumission.

7.3 Le responsable du dossier conserve toutes les soumissions originales et toute la correspondance relative à un dossier d'achat pendant 3 ans après la date de fin du contrat, incluant toutes les prolongations contractuelles. Le responsable du dossier dispose alors de ces documents simplement par une mise aux rebuts.

(1) Politique des marchés publics, Conseil des ministres, gouvernement du Québec, 1er déc. 1999

Document d'analyse

Document d'analyse des achats de groupe [Word] [PDF]

Calcul des économies

Calcul des économies - différentes catégories [PDF]

Procedures and Rules Governing Group Purchases

1 Project identification

1.1 Goods or services which could potentially be handled as group purchases are identified in a general meeting comprised of RGAUQ members (purchasing managers of institutions).

1.2 A responsible person is selected by the group for each project. This person may seek help from colleagues or representatives from user-departments to create a tender document.

1.3 A file number is assigned to the project by the secretary of the RGAUQ. The person responsible for the project applies this number to the initial tender document and re-uses it on subsequent tender documents by adding suffixes "A", "B", "C", etc.

2 Preparation and issuance of the tender document

2.1 Any purchasing manager may suggest certain qualified suppliers to be invited to submit responses for the project.

2.2 Any purchasing manager that includes their university in the tender preparation should not withdraw from the project once the tender document has been issued.

2.3 Responses are usually obtained by "invitation to tender" and are not publicly opened. Any public request for quotation and the ensuing public opening will be in accordance with the rules governing public contracts.

2.4 The Request for Proposal (RFP) is the preferred document for the solicitation of quotes except in situations where there is no marketplace competition. If no RFP is issued, the following applies:

a) The person responsible for the project:

a.1) consults with the group before engaging in negotiations;
a.2) negotiates;
a.3) communicates to the participants the results of the proposed agreement by preparing a "Group Purchase Analysis document";

b) The participants accept or reject the recommendations of the person responsible for the project;

c) The person responsible for the project communicates the result to the supplier in writing.

2.5 The official tender document of the RGAUQ is always used. The responsible person ensures that the terms and conditions are printed on the back of the form.

2.6 Each group project purchase follows the "Politique sur les marchés publics" of government of Quebec 1.

2.7 If it is understood that the bid analysis will be performed based on other than quantitative criteria (quality of product, provider expertise, environmental impact etc.), the tender document must specify the criteria upon which the final decision will be made and state that a selection committee will be formed. Generally, the selection committee is composed of RGAUQ members who meet on a regular basis. The person responsible for the project is expected to present to those members the information concerning qualitative criteria. The following standard text is proposed for use in the tender document:

"Bid Evaluation by a Selection Committee

"Bids will be evaluated by a selection committee in order to identify the most advantageous proposal based on the criteria listed herein.

"Bid Evaluation Criteria

"Bids which conform to the specifications of the tender document will be evaluated according to the following criteria:

a) Product price/quality ratio,
b) Product strength and durability,
c) Maintenance and replacement factors
d) Appearance,
e) Flexibility/Versatility'
f) Environmental and social impact

"Bidders must include a detailed document addressing how their products satisfy each of the criteria. The evaluation committee will recommend the most satisfying proposal based on the contents of that document. Failure to address those criteria will result in a rejected bid."

2.8 The person responsible for the project forwards a copy of the following documents to each of RGAUQ members for review, comments and an estimated quantity requirement.

a) tender document,
b) list of the suppliers who will be invited to quote.

Note: For repeat contracts the person responsible for the project does not need to submit the tender document for review. He/she may decide to use the statistics prepared for the last contract in order to determine the quantities required.

2.9 When major changes to the contents of the tender document have been proposed, the person responsible for the project must forward the revised document to the RGAUQ members for review and approval.

2.10 Generally, the RFP document is faxed to the suppliers who are invited to submit responses. Faxed responses are generally accepted unless otherwise indicated. The RFP and responses may also be transmitted by regular mail or courier.

The sending and the receiving of the RFP and tender responses by e-mail or any other electronic support is accepted - if internal controls are present in the Purchasing Department of the responsible person. The original of the signed tender response of the selected supplier must be received within 10 days following adjudication.

3 Receiving of tenders

3.1 In the case of a fax machine, e-mail or similar electronic breakdown, the person responsible for the project may accept a late tender response at his/her discretion. Any tender response accepted after the deadline must have a notation explaining why the responsible person chose to accept it.

3.2 For the duration of the tender process, only the person responsible for the project is authorized to provide information to the suppliers. Other members of the Regroupement must avoid answering questions that may be posed to them but may refer them to the appropriate member.

3.3 The date and time that the responses were received in the purchasing department of the person responsible for the project must be indicated on all the responses or the envelopes containing the responses. All information and the contents of the responses must be kept in a confidential folder.

3.4 The deadline for the receiving of the responses must be respected no matter what the shipping date might be or the date on the envelope or on the faxed copy. No quotes received late should be considered except for those described in item "3.1" of this document.

3.5 All the responses are to be opened by two people who must initial the official suppliers list. On this list they indicate who quoted, who replied but did not quote and who did not respond.

3.6 Responses which did not meet the deadline are returned to their originator a few days after they are received with a letter of explanation.

4 Evaluation of the quotes

4.1 The person responsible for the project analyzes the responses received either alone or with the selection committee he/she may have formed.

He/she then writes a Group Purchase Analysis document while adhering strictly to the presentation guidelines and the following rules:

a) The analysis report must include the topics listed below in the following order:

a.1) summary description of the purchases of goods/services to be made;
a.2) contract period;
a.3) total transaction amount including taxes for the responses retained;
a.4) names of the suppliers who submitted a response;
a.5) name of the suppliers whose responses were rejected and the reason for the rejection;
a.6) price analysis including evolution of the prices;
a.7) the reason why the contract was not issued to the low bidder should it be the case;
a.8) comments on price fluctuations from the previous contract if required should such fluctuations have been noted;
a.9) evaluation of the savings which can be attributed to the group purchase (based on the RGAUQ's document "Cost Savings categories");
a.10) a documented recommendation.

b) A comparison table must be annexed to the analysis document. For each of the responses included in the comparison table the following information should be found (responses rejected by not complying with the RFP document do not need to appear on the comparison table):

b.1) the unit cost;
b.2) the total cost for each item wherever the required quantities have been pre- determined;
b.3) the cash discount (which must be considered in the comparison table);
b.4) if a catalog number identifying the product exists, the comparison table must reflect that information;
b.5) the last negotiated price from the previous contract;
b.6) the total amount including all taxes.

c) The following documents are also annexed to the analysis report:

c.1) list of all the bidders who were invited to quote (or who manifested their interest);
c.2) complete copy of the responses which the person responsible for the project feels should be retained;
c.3) proposed adjudicating letter to the selected supplier(s) (according to the paragraph 6 below).

4.2 The regional aspect is not taken into consideration in the analysis of the quotes.

4.3 No letters are sent to the bidders whose quotes have not been retained.

5 Procurement Directors Reunion

5.1 The person responsible for the project forwards a copy of the document called "Document d'analyse pour les achats de groupe", with the annexes described at paragraph 4 above, to each of the RGAUQ members, preferably ten days before the scheduled meeting.

5.2 Only those Procurement Directors participating in the group purchase being reviewed may vote - if a vote is required.

5.3 When a decision is made during a RGAUQ meeting, the secretary indicates in the minutes of the meeting the decision rendered as well as the names of the participating universities.

5.4 When a decision must be rendered in the period falling between two RGAUQ meetings: a) a committee is identified at the first meeting, b) the committee make the decision, c) the document cited in 5.1 above is sent to all RGAUQ members for information, d) RGAUQ is informed about the decision made at the next meeting.

If absolutely required for a group purchase for which an adjudication decision must be taken and no committee has been formed at the previous meeting, the president of RGAUQ can form the committee.

All committees must be formed with at least three institutions that participated in the group purchase.

6 Adjudication

6.1 The person responsible for the project informs the supplier whose response has been selected in writing using the RGAUQ's letterhead and forwards a copy of the adjudicating letter to the Procurement Directors whose university is included in the contract. This letter must specify the names of all the participating universities.

7 After the adjudication

7.1 The responsible person of the group purchase does not provide the name and prices of all the bidders. Instead, he communicates the name and prices of the successful tenderer to who request it.

7.2 The person responsible for the project is mandated to explain to any supplier the reasons why their quote was rejected.

7.3 The person responsible for the project keeps all the original copies of the quotes as well as all the related correspondence for a period of three years after the end of contract, including period extensions. The person responsible for the project may then dispose of the entire file by simply throwing it out.

(1) Politique des marchés publics, Conseil des ministres, gouvernement du Québec, 1er déc. 1999

Analysis Report

Group Purchase Analysis Report [Word] [PDF]

Cost Saving Categories

Cost Saving Categories [PDF]