Politiques d'approvisionnement du RGAUQ

Polytechnique : Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services
HEC : Politique d'approvisionnement
Laval : Politique d'acquisition de biens, de services ou d'octroi de contrats de travaux de construction
Sherbrooke : Approvisionnement responsable
UQAM : Politique d'acquisition des biens et services
UQ : Politique pour l'acquisition d'un bien ou d'un service
ÉTS : Les achats et louage de biens et services

Politique d'acquisition du RGAUQ

Le RGAUQ établit des ententes permettant à ses membres d'effectuer des acquisitions de biens & services en fonction de l'obtention des meilleures conditions de marché possible, en termes de prix, qualité et disponibilité, le tout en tenant compte de la "Politique sur les marchés publics"(1) et des critères de développement durable(2).

Le RGAUQ attribue le contrat au fournisseur dont l'offre est conforme aux spécifications de base et dont le prix forfaitaire ou global approximatif est le plus compétitif. Lorsque prévu dans les documents d'appel d'offres, le RGAUQ tiendra compte, dans ses évaluations, des impacts environnementaux et sociaux des produits ou solutions proposées.

Le RGAUQ favorise le développement de regroupements d'achat entre établissements universitaires du Québec et du Canada.

(1) Politique des marchés publics, Conseil des ministres, gouvernement du Québec, 1er déc. 1999

(2) Le développement durable est un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre aux leurs (rapport Brundtland 1987.)

Code de déontologie de l'ACGA

1 Préambule

Comme condition d'adhésion à l'Association canadienne de gestion des achats ainsi qu'à la Corporation ou aux Instituts affiliés, toute personne doit s'engager à respecter la Constitution ainsi que les Statuts et Règlements de la Corporation ou de l'Institut dont elle est membre. Ce code de déontologie lie tous les membres.

2 Définitions

L'Association canadienne de gestion des achats, signifie l'Association nationale des professionnelles et professionnels de l'approvisionnement.

Corporation, signifie la Corporation des approvisionneurs du Québec affiliée à l'Association canadienne de gestion des achats.

Institut, signifie l'Institut d'une province affilié à l'Assiciation canadienne de gestion des achats.

3 Valeurs et normes de comportement éthique

3.1 Valeurs

Les membres prendront leurs décisions et agiront en se basant sur les valeurs suivantes:

a. Honnêteté et intégrité

Maintenir un standard d'intégrité irréprochable dans toutes relations d'affaires tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des entreprises pour lesquelles ils travaillent.

b. Professionnalisme

Contribuer au développement de normes rigoureuses de compétence professionnelle chez leurs subordonnés.

c. Gestion responsable

Utiliser avec le maximum d'efficience les ressources dont ils ont la charge et ce, dans le meilleur intérêt de leur emloyeur.

d. Intérêt public

S'abstenir d'utiliser leur autorité d'office pour leur bénéfice personnel et rejeter et dénoncer toute pratique commerciale irrégulière.

e. Conformité aux lois en ce qui concerne:

- Les lois du pays dans lequel ils pratiquent; - Les Statuts et Règlements de la Corporation ou de l'Institut; - Les obligations contractuelles.

3.2 Normes de comportement éthique

Les membres doivent s'engager à:

a. Garder bien en vue, dans toute transaction, les intérêts de leur employeur, croire en sa politique et mettre tout en oeuvre pour la réaliser.

b. Etre réceptif aux conseils avisés de leurs collègues, sans pour autant compromettre les responsabilités de leur fonction.

c. Acheter en évitant les préjugés et en s'efforçant d'obtenir la valeur maximale pour chaque dollar dépensé.

d. Se tenir à la fine pointe du progrès tant du point de vue de l'achat des matières que des procédés de fabrication, et établir des méthodes pratiques dans l'exercice de leurs fonctions.

e. Participer à des programmes de pefectionnement professionnel de façon à améliorer leur savoir et leur rendement.

f. Etre honnête et sincère dans toute transaction et dénoncer toute pratique malhonnête en affaires.

g. Recevoir avec promptitude et courtoisie tous ceux et celles qui se présentent dans le but de traiter d'affaires avec eux.

h. Se conformer au code de déontologie de l'Asssociation canadienne de gestion des achats ainsi que de la Corporation et des Instituts affiliées et encourager les autres à faire de même.

i. Conseiller et aider leurs collègues acheteurs dans l'exercice de leurs fonctions.

j. Collaborer avec tous les organismes et individus travaillant à promouvoir les activités de la profession d'approvisionneur et à en rehausser le prestige.

4 Règles de conduite

Dans l'application de ces préceptes, les membres devraient se conformer aux principes directeurs suivants:

4.1 Divulgation d'intérêts

Tout intérêt personnel susceptible d'influencer l'impartialité d'un membre ou qui pourrait être raisonnablement considéré comme tel, en ce qui concerne toute question relative à ses fonctions, doit être porté à la connaissance de son employeur.

4.2 Caractère confidentiel et exactitude des renseignements

Les renseignements confidentiels reçus dans l'exercice de ses fonctions doivent être respectés et ne devraient pas être utilisés à des fins personnelles. Aussi, les renseignements fournis devraient être exacts et présentés de façon à ne pas induire en erreur.

4.3 Concurrence

Bien que le maintien de rapports suivis avec un fournisseur représente un avantage pour l'employeur du membre, tout arrangement qui pourrait entraver la bonne marche d'une concurrence loyale doit être évité.

4.4 Cadeaux d'affaires et marques d'hospitalité

En vue de préserver l'image et l'intégrité du membre, de son employeur et de la profession, les cadeaux d'affaires ne devraient pas être acceptés, sauf les articles de peu de valeur. Les gestes raisonnables d'hospitalité constituent dans une certaine mesure, une expression de courtoisie admise dans le cadre des relations d'affaires. La fréquence et la nature des cadeaux ou des marques d'hospitalité acceptés ne devraient pas faire, en acceptant de tels cadeaux ou marques d'hospitalité, que les membres puissent être influencés dans leur prise de décision ou donner l'apparence qu'ils l'ont été.

4.5 Discrimination et harcèlement

En tout temps, le membre ne fera pas de discrimination ni de harcèlement envers toute personne avec laquelle il ou elle entretient des relations d'affaires.

4.6 Environnement

Reconnaître sa responsabilité envers la protection de l'environnement, et respecter les objectifs ou la mission de l'organisation pour laquelle le membre travaille.

4.7 Interprétation

En cas de doute sur l'interprétation de ces règles de conduite, les membres devraient se référer au Comité de déontologie de la Corporation ou de leur Institut.

Politique sur la sollicitation de dons en regard des achats

1. La sollicitation et l'acceptation de dons doivent être réalisées sans créer de liens qui obligeraient l'institution à faire des achats à l'encontre des principes selon lesquels elle acquiert normalement les biens et services qui lui sont nécessaires. Aucune personne impliquée dans le cycle d'approvisionnement ne peut solliciter un don.

2. Nonobstant ce qui précède, des achats "d'accomodement" peuvent être effectués en dehors du processus normal d'achat, lorsque l'achat devient une façon pratique et économique de conclure un don. Un achat d'accomodement ne doit être inéquitable envers quelque fournisseur potentiel que ce soit. De plus, ce genre d'achat ne pourrait être réalisé auprès d'un autre fournisseur sans la participation financière du donateur. Cet achat ne doit pas être fait à un prix représentant pour l'Institution des coûts plus élevés que si l'achat avait été réalisé normalement.

3. Le Service des approvisionnements (ou le service acheteur) réalise les achats d'accomodement. Les dossiers d'achat correspondants doivent toutefois être documentés quant au don et comporter les justifications appropriées.

4. Lorsqu'un don est offert à l'institution et que des transactions d'achats peuvent en découler, l'avis du Service des approvisionnements (ou du service acheteur concerné) doit être obtenu avant son acceptation.

5. Dans la réalisation de ses achats, l'institution n'accorde aucun traitement de faveur aux fournisseurs qui ont fait des dons ou qui promettent d'en faire.

6. Personne ne peut solliciter un don visant les biens et services faisant l'objet d'un appel d'offres, que ce soit durant la période de soumission ou durant la période d'analyse des soumissions.

Politique concernant la disposition des biens

1. Le Service des approvisionnements est responsable de la présente politique.

2. La politique vise tous les biens meubles et immeubles dont l'établissement a à disposer, quelles que soient les sources de financement utilisées pour leur achat.

3. Seul le responsable de l'unité administrative détentrice d'un bien peut autoriser une déclaration de surplus. Seul le détenteur d'un bienacheté à même un fonds spécial (i.e. provenant d'une subvention externe) peut déclarer ce bien en surplus.

4. La déclaration de surplus doit se faire de la façon prescrite par le Service des approvisionnements.

5. Lorsqu'un bien est déclaré en surplus, le Service des approvisionnements doit favoriser la réutilisation à l'intérieur de l'étabislsement.

6. Le Service des approvisionnements détermine si le bien doit être entreposé, vendu, donné pour fin de revalorisation ou mis aux rebuts et est responsable de la suite à donner selon sa décision. S'il doit être mis au rebus, la disposition doit se faire dans le respect du développement durable.

7. Le responsable de l'unité détentrice d'un bien eput le céder directement à une autre unité.

8. Le revenu net d'une vente doit être crédité au budget de l'unité identifiée comme détentrice du bien sinon il est versé au fonds général.

9. Le Service des approvisionnements détermine la méthode la plus appropriée pour disposer des surplus. Il favorise la compétition entre ces méthodes. Si le revenu espéré d'une vente est supérieur au montant fixé pra méthode administrative, le Service des approvisionnements procède par appel d'offres.

10. Lorsqu'un bien ne trouve pas preneur, le Service des approvisionnements peut en disposer en faveur d'organisme public ou sans but lucratif. Il ne peut être cédé à une entreprise privée à but lucratif ou à un particulier.

11. Le Service des approvisionnements détermine lesmodalités de paiement.

12. Le Service responsable doit exercer les contrôles appropriés quant aux sorties de biens de l'établissement.

13. Le Service des approvisionnements a la responsabilité de conserver les dossiers des dispositions de surplus.

Membres associés

Tout établissement du réseau de l'éducation désirant se prévaloir des contrats adjugés par le RGAUQ peut y avoir accès en devenant membre associé du RGAUQ.

Statut de membre associé

Un membre associé n'a ni droit de vote ni droit d'assister aux réunions statutaires du RGAUQ.

Privilège d'un membre associé

Bénéficier des tarifs négociés par le RGAUQ.

Responsabilités d'un membre associé

Verser au RGAUQ une cotisation annuelle fixée à 150% de la valeur monétaire du tarif des membres réguliers.

Respecter les conditions des contrats adjugés par le RGAUQ.

Accepter qu'aucune consultation ni cueillette de quantités n'aura lieu auprès des membres associés.

Responsabilités du RGAUQ

Inclure le nom des établissements "Membre associé" lors de l'expédition d'appel d'offres.

Fournir copie des contrats adjugés au "Membre associé".

Radier de la liste des "Membre associé" tout établissement qui enfreint les règles du RGAUQ.

Accepter ou refuser les demandes de participation.

RGAUQ Procurement Policy

Polytechnique : Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services
HEC : Politique d'approvisionnement
Laval : Politique d'acquisition de biens, de services ou d'octroi de contrats de travaux de construction
Sherbrooke : Approvisionnement responsable
UQAM : Politique d'acquisition des biens et services
UQ : Politique pour l'acquisition d'un bien ou d'un service

RGAUQ Purchasing Policies

RGAUQ establishes agreements with suppliers to permit members universities acquire goods and services at the best market value in terms of price, quality and availability, in accordance with "Politique sur les marchés publics"(1) and the sustainable development criteria(2).

The RGAUQ awards a contract to the supplier whose offer conforms to the specifications and provides the most competitive overall net prices. When indicated in the bid documents, throughout the evaluation process, RGAUQ takes into consideration the environmental and social impact of proposed products and applications.

RGAUQ encourages development of group-buy agreements among the universities of Quebec and Canada.

(1) Politique des marchés publics, Conseil des ministres, gouvernement du Québec, 1er déc. 1999

(2) Sustainable development is a development that responds to the present needs without compromising future generation capacity to respond to their own (rapport Brundtland 1987).

PMAC Professional Code of Ethics

1 Introduction

It is a condition of membership in the Purchasing Management Association of Canada and its affiliated Institutes and Corporation that members shall abide by the Constitution and the Rules and By - Law of the Institute or Corporation in which they are members. This Professional Code of Ethics is binding upon all members.

2 Definitions

Purchasing Management Association of Canada means the national body of the association.

Institute means the Institute of a province affiliated with the Purchasing Management Association of Canada.

Corporation means the Corporation des approvisionneurs du Quebec, affiliated with the Purchasing Management Association of Canada.

3 Values and norms of ethical behavior

3.1 Values

Members will operate and conduct their decisions and actions based on the following values:

a. Honesty/Integrity

Maintaining an unimpeachable standard of integrity in all their business relationships both inside and outside the organizations in which they are employed;

b. Professionalism

Fostering the highest standards of professional competence amongst those for whom they are responsible;.

c. Responsible Management

Optimizing the use of resources for which they are responsible so as to provide the maximum benefit to their employers;

d. Serving the Public Interest

Not using their authority of office for personal benefit, rejecting and denouncing any business practice that is improper;

e. Conformity to the Laws in Terms of:

- The laws of the country in which they practice; - The Institute's or Corporation's Rules and Regulations; - Contractual obligations

3.2 Norms of Ethical Behavior

a. To consider first, the interest of one's organization in all transactions and to carry out and believe in its established policies.

b. To be receptive to competent counsel from one's colleagues and be guided by such counsel without impairing the responsibility of one's office.

c. To buy without prejudice, seeking to obtain the maximum value for each dollar of expenditure.

d. To strive for increased knowledge of the materials and processes of manufacture, and to establish practical procedures for the performance of one's responsibilities.

e. To participate in professional development programs so that one's purchasing knowledge and performance are enhanced.

f. To subscribe to and work for honesty in buying and selling and to denounce all forms of improper business practice.

g. To accord a prompt and courteous reception to all who call on a legitimate business mission.

h. To abide by and to encourage others to practice the Professional Code of Ethics of the Purchasing Management Association of Canada and its affiliated Institutes and Corporation.

i. To counsel and assist fellow purchasers in the performance of their duties.

j. To co-operate with all organizations and individuals engaged in activities which enhance the development and standing of purchasing and materials management

4 Rules of conduct

In applying these rules of conduct, members should follow guidance set out below:

4.1 Declaration of Interest

Any personal interest which may impinge or might reasonably be deemed by others to impinge on a member's impartiality in any matter relevant to his or her duties should be immediately declared to his or her employer.

4.2 Confidentiality and Accuracy of Information

The confidentiality of information received in the course of duty must be respected and should not be used for personal gain; information given in the course of duty should be true and fair and not designed to mislead.

4.3 Competition

While considering the advantages to the member's employer of maintaIning a continuing relationship with a supplier, any arrangement which might prevent the effective operation of fair competition should be avoided.

4.4 Business Gifts and Hospitality

To preserve the image and integrity of the member, employer and the profession, business gifts other than items of small intrinsic value should not be accepted. Reasonable hospitality is an accepted courtesy of a business relationship. The frequency and nature of gifts or hospitality accepted should not be allowed whereby the recipient might be or might be deemed by others to have been influenced in making a business decision as a consequence of accepting such hospitality or gifts.

4.5 Discrimination and Harassment

No member shall knowingly participate in acts of discrimination or harassment towards any person that he or she has business relations with.

4.6 Environmental Issues

Members shall recognize their responsibility to environmental issues consistent with their corporate goals or missions.

4.7 Interpretation

When in doubt on the interpretation of these rules of conduct, members should refer to the Ethics Committee of their Institute or Corporation.

Policy Concerning Fund Raising as it Relates to the Purchasing Department

1. Fund raising should create no obligation for the institution to buy contrary to the normal criteria that govern the acquisition of needed goods and services. No one taking part in the supply process can solicit a gift.

2. No one shall solicit a gift involving goods and services that are subject to tendering; either during the tendering period or the evaluation of tenders.

3. Notwithstanding the above, certain accommodating transactions may be made outside the normal purchasing process provided that: such transactions are a convenient and economical way to conclude a request for a gift; such transactions are fair to all suppliers; such transactions cannot be made with another supplier without the financial participation of the donor. These accommodating transactions should not result in higher costs for the institution than when purchasing is made under normal rules.

4. All accommodating transactions should be made by the Purchasing department (or the equivalent service). The files documenting these transactions should mention the corresponding gift and contain all appropriate supporting documents.

5. The opinion of the Purchasing department (or the equivalent service) should be sought before accepting any gift that might result in a transaction.

6. In its acquisitions, the Institution shall give no preferential treatment to suppliers who have made or pledged gift.

Policy Concerning the Disposal of Assets in Québec Universities

1. Application of the present policy is the responsibility of the Purchasing Department.

2. The present policy shall include all movable and fixed assets which the institution wishes to dispose of, regardless of the sources of financing used to purchase them.

3. Only the person in charge of the administrative unit holding and asset may authorize a declaration of surplus. Thus, when an asset was purchased from a special fund (i.e. external grant), only the holder of that asset can authorize the declaration of surplus.

4. The declaration of surplus must be done in the manner prescribed by the Purchasing Department.

5. Once an asset is declared surplus, the Purchasing Department must seek the potential re-utilization of said asset within the institution.

6. The Purchasing Department determines if the asset must be stored, sold, donated with the objective to optimize its use or scrapped. If the decision is to scrap the asset, the disposal must be performed while respecting the sustainable development.

7. The responsible person within the administrative unit holding an asset may transfer said asset to another administrative unit.

8. The net revenues of any sales must be credited to the budget account of the administrative unit having declared a surplus, provided it can be identified. If it cannot be identified, these revenues are then credited to the general fund account.

9. The Purchasing Department shall determine the most appropriate method to dispose of any surplus. The Purchasing Department must, however, require competition in its methods of disposal. When the expected revenue from a sale exceeds the amount established by administrative policy, the Purchasing Department then resorts to invitation to tender.

10. When the Purchasing Department is unable to find a purchaser, it can donate it to any public or any non-profit organization.

11. The Purchasing Department determines the methods of payment.

12. Appropriate control over an institution's outgoing merchandise must be performed by the department responsible for it.

13. The Purchasing Department is to keep all documented files pertaining to the disposal of surplus.

Associated Members

All educational institutions may become members associated with the RGAUG. As members, educational institutions may prevail themselves of contracts and agreements awarded by the RGAUQ.

Statue of an Associated Member

An Associated member has neither voting privileges nor right to attend statutory meetings scheduled by the RGAUQ.

Privilege of an Associated Member

Benefit from the prices and terms and conditions negotiated by the RGAUQ.

Responsibilities of an Associated Member

Payment of an annual subscription fee in the amount of $600.00 to the RGAUQ.

Respect the terms and conditions of the contracts and agreements as awarded by the RGAUQ.

Responsibilities of the RGAUQ

Include the names of the educational institutions as Associated Members participating in the invitations to tender.

Furnish to the Associated Members copies of the contracts and agreements awarded by the RGAUQ.

Remove from the Associated Member List those educational institutions, which infringe or violate RGAUQ regulations.

Accept or refuse requests for participation.